顺德区伦教木工机械商会

印章、文件管理制度

一、印章管理制度：

第一条  秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，印章严格按规定使用。

第二条  本会文件、重要证明信、报告等用印，须经会长签字批准后使用。用印人要当面与印鉴管理人员接洽，不得让外单位人员代替。非经会长同意不得在空白介绍信及文件上盖印。

第三条  财务专章由会计人员保管，按财务管理有关规定正确使用。

第四条  办公室要建立用印登记簿，用印必须登记，以便备查。原则上任何人不得携带公章外出。

第五条  本会印章须经管理机关登记备案后使用。

第六条  印章管理人员要坚持原则，严格按规定办事。凡由于印鉴管理不善或使用不当造成损失或不良影响的，由当事人承担。

二、文件管理制度

第一条　秘书处行文使用一个文号，即“伦木商字×[ ×号]

”。适用于以商会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖商会印章。

　　第二条  各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。

　　第三条  发出的各类文件需经本会会长或执行会长签发。

　　第四条  行文执行登记制度，由秘书处专人负责。

　   第五条  各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

　　　第六条  每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

　　第七条 协会商会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

　　第八条  秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。

　　第九条 协会商会财务专用章由协会商会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

　　第十条  印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离协会商会办公场所。

第十一条 协会商会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。

　　第十二条  协会商会印章遗失、缺损或出现非正常情况无法收回时，应及时在《珠江商报》上刊登作废声明，并循正当渠道向公安机关申请刻制新印章。

第十三条  本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。